Las travesías corporativas tienen un escenario complicado para el 2009 pero la organización asesorada de itinerarios y la racionalización de gastos son claves.

El 2009 se perfila como un año en el que las empresas optimizarán sus gastos. Las consultoras especializadas ofrecen servicios diferenciales para hacer rendir presupuestos sin necesidad de cancelar los viajes previstos.
American Express Business Travel publicó el reporte “Pronóstico y Tendencias de Viajes de Negocios Globales 2009” donde prevé que en Latinoamérica las tarifas aéreas en vuelos de cabotaje subirán promedio 3.5% y en internacionales 2.4%. Para Argentina el informe anticipa que las tarifas aéreas incrementarán promedio entre 3% y 7% en cabotaje y de un 0% a 3% en vuelos internacionales. Globalmente se pronostica que los precios disminuirán por la desaceleración de la economía global. Asimismo, se espera que la expansión de las aerolíneas de bajo costo, con aeronaves y operaciones más eficientes, así como una mayor apertura en la industria, equilibren los aumentos.

Hoteles en alza
En cuanto a las tarifas hoteleras, si bien se pronostica un escenario de cierto aumento en las tarifas en la industria global, la mayoría de las regiones probablemente experimenten declives en la ocupación, lo cual mantendrá los aumentos de tarifas por debajo del nivel de 2008. Los compradores de viajes tendrán un mayor poder de negociación  para las tarifas de 2009. 
Planificación: las claves 
Al organizar un viaje de negocios, hay ciertas pautas para considerar: los fee a pagar al momento de hacer un cambio en una tarifa aérea o en una reserva de hotel hacen necesario revisar la agenda de reuniones y compromisos las veces que sea necesario, por otra parte, se ahorra dinero al optar por vuelos no directos o tarifas reembolsables. Por otro lado, algunas empresas han comenzado a instaurar políticas de habitaciones compartidas para colegas viajando juntos o de gastos compartidos de alquiler de autos o taxis, también es importante planear itinerarios internacionales que ofrezcan la oportunidad de ahorros significativos con una gira donde se traten varios asuntos. En este sentido, el tiempo es el mejor aliado, cuanto antes se reserven los vuelos o noches de hotel, mayores posibilidades habrá de encontrar tarifas económicas.
Con el resurgimiento de los llamados “requisitos mínimos de estadía” en vuelos internacionales, posponer un viaje de regreso por un día adicional, o programar el viaje para la mitad de semana puede generar ahorros. Siempre que sea posible seleccionar destinos que estén fuera de temporada para reuniones de negocios, convenciones o viajes de incentivos el beneficio económico será mayor.
Los acuerdos corporativos son la mejor alternativa. Sin embargo, al momento de efectuar la reserva aérea o de hotel, hay que considerar que los proveedores ofrecen promociones específicas que pueden no estar incluidas en su acuerdo corporativo. Generalmente los cargos de hotel por llamadas telefónicas al exterior cuentan con un cargo por servicio extremadamente alto, hacer uso de tarjetas telefónicas prepagas o servicios de call express que ofrecen las consultoras de turismo es aconsejable, así como el envío de SMS. Por último, es importante no perder de vista que existen altos costos para conexiones inalámbricas (internet, Blackberry, telefonía móvil.)

Por Clarisa Herrera